1b Özg.Hizm.Stn.Kitpç(KONFERANSLAR VE ETKİNLİKLER)

KONFERANSLAR VE ETKİNLİKLER

Özgün Durumlar

Alatimya Village Hotels

  • başlangıçtan bitime dek sürecek olan bireysel hizmet;
  • yüzde yüz güvenilirlik;
  • etkinlik boyunca esneklik;
  • etkinlik sonrası iletişimlerin sürmesi biçiminde sunulan hizmetleriyle tanınır.

Özgün Hizmet Standartları
Bireysel Servis

Konuğun, etkinlikten önce ve etkinlik boyunca birlikte çalışacağı bir kişi belirlenecektir.

  • Görevli olarak belirlenen kişi konuklarla etkinlikten önce ve etkinlik boyunca iletişim içinde olmalıdırlar.
  • Tüm iletişimler konukların adları kullanılarak yapılmalıdır.
  • Konferans düzenleyen konukların istekleri, ‘’ event order ‘’ve toplantılar aracılığıyla ilgili tüm bölümlere iletilmelidir.

Güvenilirlik

Konferans ve etkinliklerle ilgili tüm başvuru ve sözleşmeler 24 saat içinde  yanıtlandırılacaktır.

Konuklara ilişkin tüm afişler ve levhalar doğru ve görülebilir olacaktır.

  • Konuk odaklı güvenilir bir hizmet sistemi oluşturularak:
-          tüm başvurular değerlendirilip anlaşmalar onaylanmalıdır,
-          konukların istekleri günlük olarak doğru biçimde kayıt edilip güncelleştirilmelidir. Bunun için konferans günlüğü tutulabilir.
* Konuklara ilişkin afişler ve levhalar doğru olmalıdır ve etkinliğinin yapıldığı alanda bulundurulmalıdır.



Tüm olanaklar, konuk hizmetleri ve destek servisleri, konuğun isteklerine uygun olarak sağlanacak ve sürdürülecektir.

Tüm konukların mesajları/ faksları geldikten sonra 10 dakika içinde ellerinde olacaktır.
Tüm konukların otel yöneticisi ya da ilgili kişiyle her zaman doğrudan iletişimi olacaktır.
Konukların tüm eşyaları etkinlikler sürmediği zaman güvenlik altında olmalıdır.

Tüm konukların özel yaşamlarına her zaman saygı duyulacaktır.
  • Her etkinlik için konuk denetim listeleri geliştirilmeli ve kullanılmalıdır.

  • Servis boyunca standartlar yakından izlenmelidir.

  • Tüm toplantı odalarında konukların kullanımı için Acil Başvuru Dosyası bulundurulmalıdır.

  • Gerektiğinde kullanılmak üzere teknik yardım ekibi hazır bulundurulmalıdır.

  • Konuklar için mesaj alma ve yayma noktası belirlenip, konuğa bildirilmelidir.

  • Konuklar koordinatörle doğrudan taşınabilir telefonlarla ya da konuk hattıyla iletişim kurabilmelidirler.

  • Konuklara, kendi kullanımları için ayrılan özel odanın anahtarı verilmeli ya da o bölge güven altına alınmalıdır.

  • Konukların/ ziyaretçilerin güvenliği, etkinliklerin başında yangın ve acil durum işlemleri anlatılmalıdır.

  • Konukların etkinlikleri gereksiz bir nedenle kesilmemeli ve rahatsız edilmemelidir.

Esneklik

Konukların değişikliklerle ilgili oluşabilecek istekleri olumlu karşılanacak ve konukların isteğine göre gerçekleştirilecektir.

  • Hizmetlerin zamanlaması örneğin toplantı odalarında servis yapılması her zaman konukların isteklerine uygun olmalıdır.
  • Konuklar “bu olmaz!”yanıtını hiçbir zaman duymamalıdır.
  • İstekleri doğrudan karşılanmadığında seçenekler sunulmalıdır.



İZLEME

Konukların görüşleri etkinlik süresince ve etkinlik sonunda hızlı biçimde araştırılacaktır.

Konukların etkinliğin bitimini izleyen iki hafta içersinde teşekkür edilerek görüşleri öğrenilecektir.

Konukla gelecekteki işbirliğin elimizde tutmak için etkili pazarlama yapılmalıdır.

  • Otel görevlisi tarafından etkinlik boyunca en az iki kez konukla bireysel iletişim kurulmalıdır.
  • Etkinlik sonunda konuğun mutluluğu araştırılmalı ve verim alınmayan konuklar izlenmeye alınmalıdır.
  • Olumsuz görüşler Servis Değerleri 5. Maddeye göre ele alınmalıdırlar.
  • Geleceğe dönük iş olanaklar tanımlanmalı ve olabilirse güven altına alınmalıdır.
  • Konukların görüşlerini almak ve izlemek için, konuk odaklı bir sistem oluşturulmalıdır. Örneğin, etkinliğin bitimini izleyen 2 hafta içinde konuğa bir teşekkür mektubuyla bir iletişim anketi gönderilebilir.
  • Gelecekteki işbirliği ve bireysel pazarlama için bir dosya oluşturulmalı.
  • Konuklarla, gelecekte birlikte iş yapma olasılıklarını güvence altına almak için düzenli olarak iletişim sağlanmalıdır.
  • Konuklara grup içinde öteki otellerin olanaklarıyla ilgili bilgiler verilmelidir.


Yaralar

  • Otelimiz, konukların bu ve gelecekteki etkinliklerde yeğleme konusu olacaktır.
  • Konferans için gelen konuklara kesintisiz ve iyi hizmet sunmak.



En Az Ürün Standartları

Yüksek nitelikte otel, şirket ve Konferans /Etkinlik bilgiler konuklar için hazır bulundurulmalı. Her türlü Konferans /Etkinlikle ilgili bilgileri kapsayan bir dosya oluşturularak, konuk başvurularında daha hızlı yanıt vermede kullanılmalıdır.

Donanımlar

  • Otelin Konferans/ Etkinliklerine yanıt verebilecek uygun sandalye ve masalar ve bunları tamamlayacak tabak- bardak, çatal- bıçak, cam ve masa örtüleriyle sağlanmalıdır.
  • Etkinliklerde yeterli işitsel ve görsel aygıtlar otelde çalışır durumda olmalıdır.(Aşağıda listesi verilmiştir.)
  • Başka işitsel ve görsel malzemelerle ilgili tüm istekler dışardan sağlanabilinir.
  • Toplantı odalarında Acil Başvuru Çantası bulunmalıdır.(Aşağıda listesi verilmiştir).
  • Konferans/Etkinlikler için ayrılan ofis konukların isteklerine göre temel gereksinimlerle donatılacaktır(Aşağıda listesi verilmiştir).

Otelde En Az Bulunması Gereken Video Donanımları
  • Flipchart+not kağıtları+tükenmez kalemler
  • Tepegöz+ perde
  • Slayt makinesi
  • Tv ve video
  • Boş video ve kasetleri
  • Kaset çalar ve CD çalar
  • PA sistemi (Genel Anons Sistemi)
  • Kürsü
  • Yazı ve duyuru panoları
  • Faks makinesi
  • Bilgisayar ve yazıcı sağlanmalıdır
Gereken öteki malzemeler dışardan sağlanacaktır.

En az Acil Başvuru Çantası
  • Keçe başlıklı kalemler
  • Zımba ve Delgeç
  • Yapışkan ve Seloteyp
  • Kurşun kalem ve Silgi
  • Makas ve cetvel
  • “Post-it”not kağıtları
  • Ateş ve raptiyeler



Konferans/ Etkinlikler İçin En Az Gereksinimler

  • Yazı kağıtları
  • Masa ve isim kartları
  • Menü kapakları
  • Masa yerleşim tasarıları
  • Yedek keçeli kalemler
  • Uzatma tabloları
  • Tepegöz için asetatlar

Toplantılar İçin En Az Gereksinimler

  • Üzeri çuhayla kaplanmış, yönetim kurulu odaları için tasarlanmış masa
  • Altık üzerinde bardaklar
  • Su
  • Nane şekeri ya da şekerler
  • Tükenmez kalemler ve not defterleri
  • Acil Başvuru Çantası
  • İsteğe bağlı olarak kül tablası
  • Çöp sepeti
  • Flipchart
  • Odada telefon

Çay/ Kahve Araları İçin En Çok Malzemeler

  • Çay/kahve ya da su
  • Beyaz, kahverengi ve sakarin şeker
  • Dilimlenmiş limonlar
  • Sıcak ve soğuk süt
  • Bisküviler

Başka tüm gala/kokteyl/büfe/akşam yemeği hazırlıkları ve malzemeler bölgesel olarak elde olan menülerde göre düzenlenmelidir.

Yorumlar

Bu blogdaki popüler yayınlar

AMELIYATSIZ SAFRAKESESI & KARACIGER TEMIZLIGI

AÇILDIM GİDİYORUM(Ceren’e)

YAHUDİLER NEDEN GÜÇLÜ?